Politique en matière de protection des renseignements personnels de Cogeco

À PROPOS DE COGECO

COGECO est une société de portefeuille diversifiée qui exerce des activités de câblodistribution, de télécommunication et de radiodiffusion dans le cadre desquelles elle fournit des services de communication de pointe.

Cogeco Câble inc., la filiale de câblodistribution, offre une vaste gamme de services de radiodiffusion et de télécommunication à sa clientèle résidentielle et commerciale du Québec et de l’Ontario, au moyen de réseaux de distribution à la fine pointe de la technologie. Par l’entremise de sa filiale Cogeco Diffusion Acquisitions inc., COGECO détient et exploite, en propriété exclusive, treize (13) stations de radio à l’échelle du Québec. Ces stations offrent une programmation variée et complémentaire destinée à un large éventail d’auditoires, ainsi que Cogeco Nouvelles, son agence de diffusion de nouvelles, dans près de 30 stations radio indépendantes partout au Québec.

INTRODUCTION

COGECO sait à quel point il est important pour vous que vos renseignements personnels soient protégés. Pour cette raison, elle a pris les mesures nécessaires afin de s’assurer que les renseignements personnels que vous lui fournissez soient protégés par des méthodes administratives et des mécanismes de sécurité adéquats qui font en sorte que vos renseignements demeurent confidentiels et sont utilisés exclusivement aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

En outre, COGECO est déterminée à faire preuve de transparence envers ses clients en ce qui a trait à ses méthodes de traitement des renseignements personnels. À cette fin, la Politique en matière de protection des renseignements personnels de COGECO (la « politique ») est l’énoncé officiel des droits des clients et des obligations qui incombent à COGECO afin de satisfaire les normes minimales applicables à la protection des  renseignements personnels qui lui sont fournis. Cette politique vise à établir des pratiques responsables et transparentes aux fins de la gestion des renseignements personnels et à assurer la conformité aux obligations établies tant dans les règles du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (le « CRTC ») que dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « LPRPDE »), et elle suit expressément la forme et les principes généraux énoncés à l’annexe 1 de cette loi.

COGECO a rédigé également l’Engagement relatif à la protection des renseignements personnels de COGECO, qui présente sommairement les points principaux de la présente politique, ainsi qu’une série de réponses aux questions que ses clients lui posent fréquemment au sujet de la protection de leurs renseignements personnels.

COGECO examinera et mettra à jour ses documents sur la protection des renseignements personnels au besoin, afin de tenir compte des règles et règlements, des nouvelles technologies, des normes et des préoccupations de ses clients.

APPLICATION ET PORTÉE

La présente politique s’applique au groupe COGECO au Canada, y compris les activités canadiennes de COGECO inc. et de ses filiales, notamment Cogeco Câble inc., Cogeco Diffusion Acquisitions inc. et Cogeco Services Réseaux inc., ainsi qu’aux membres de leurs groupes et à leurs filiales en exploitation directes et indirectes (collectivement, « COGECO »).

De manière générale, la présente politique s’applique aux renseignements personnels (au sens donné à ce terme ci-après) que COGECO recueille ou produit, sous quelque forme que ce soit; toutefois, elle n’impose aucune restriction à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements suivants :

  • des renseignements auxquels le public a accès, au sens de la LPRPDE et de son règlement d’application, tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique d’une personne qui sont affichés dans un annuaire;
  • les coordonnées commerciales, y compris le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone au travail de l’employé d’une entreprise.

L’application de la présente politique est en outre assujettie aux obligations établies par les lois, les règlements ou les conventions (telles que les conventions collectives) applicables ou aux ordonnances d’un tribunal ou d’un pouvoir public.

Chaque fois que vous faites affaire avec l’une des sociétés du groupe COGECO ou avec l’un ou l’autre de ses représentants, ou participez à un concours organisé ou à une promotion offerte par une telle société ou un tel représentant, vous êtes protégé par les droits et les mécanismes de sécurité décrits dans ces documents et vous convenez expressément de leurs modalités.

DÉFINITION DU TERME « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS »

Le terme « renseignements personnels », au sens de la présente politique et de la LPRPDE, désigne tout renseignement concernant une personne identifiable. Il pourrait donc s’agir de renseignements sur votre compte, y compris votre identité et les services que vous utilisez et auxquels vous êtes abonné, ainsi que de renseignements sur votre solvabilité, votre dossier de facturation et les plaintes documentées dans votre dossier. Les renseignements personnels globaux qui ne peuvent être associés à une personne identifiable ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

PREMIER PRINCIPE – RESPONSABILITÉ

COGECO est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné son chef de la protection des renseignements personnels comme étant la personne devant s’assurer du respect de la présente politique :

Caroline Dignard
Chef de la protection des renseignements personnels
COGECO CÂBLE INC.
5, Place Ville-Marie, bureau 1700
Montréal (Québec)
H3B 0B3
Téléphone : 514-764-4700
Courriel : vieprivee@cogeco.com

COGECO est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, y compris ceux qu’elle a confiés à une tierce partie à des fins de traitement. COGECO fournit, par voie contractuelle ou autre, un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.

COGECO a mis en oeuvre les politiques et les pratiques suivantes en vue de donner suite à la présente politique :

  • elle a mis en oeuvre des méthodes et des règles commerciales en vue de protéger les renseignements personnels et de s’assurer qu’elle se conforme à la présente politique et aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables;
  • elle a formé le personnel et lui a donné l’information relative à ses politiques et à ses pratiques;
  • elle a rédigé des documents explicatifs concernant ses politiques et ses méthodes, y compris la présente politique, l’Engagement relatif à la protection des renseignements personnels de COGECO, les questions et réponses en matière de protection des renseignements personnels de COGECO et d’autres documents qu’elle pourrait mettre à la disposition de ses clients;
  • elle a mis en place des méthodes pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite.

DEUXIÈME PRINCIPE – DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

COGECO détermine les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis au plus tard au moment où la collecte est effectuée.

COGECO recueille des renseignements personnels seulement aux fins suivantes :

  • établir, accroître et entretenir ses relations d’affaires avec ses clients et les autres personnes avec lesquelles elle traite;
  • comprendre et évaluer les intérêts, les attentes et les besoins de ses clients dans le but d’améliorer les produits et services qu’elle offre déjà, ou d’offrir de nouveaux produits et services;
  • fournir les produits ou services qu’elle offre ou recevoir les produits ou services qu’elle demande et s’assurer que toutes les opérations qui s’y rapportent bénéficient du soutien nécessaire et sont mises en oeuvre;
  • vérifier l’identité des clients qui communiquent avec elle par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen et protéger les renseignements personnels de ceux-ci;
  • au besoin, établir ou vérifier la solvabilité des personnes qui utilisent, ou ont l’intention d’utiliser, l’un ou plusieurs des produits ou services qu’elle offre;
  • gérer ses entreprises et s’assurer que ses systèmes sont efficaces, fiables et sûrs;
  • se conformer aux obligations prévues par les lois et les règlements.

À la demande du client, les employés ou les représentants de COGECO qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer à celui-ci pourquoi ils le font, ou transférer le client à un autre employé ou représentant qui sera en mesure de lui donner de plus amples renseignements ou lui donner les coordonnées d’un tel employé ou représentant.

Sauf si la loi l’exige, COGECO n’utilisera ni ne communiquera des renseignements personnels à de nouvelles fins sans avoir obtenu à nouveau le consentement du client.

TROISIÈME PRINCIPE – CONSENTEMENT

Le client doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels à son sujet et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels sans le consentement du client, comme suit :

  • lorsque cela est manifestement dans son intérêt et qu’il n’est pas possible d’obtenir son consentement en temps opportun, comme dans une situation d’urgence qui met en danger sa vie, sa santé ou sa sécurité;
  • lorsque, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il est impossible ou peu réaliste d’obtenir son consentement;
  • lorsqu’on recueille des renseignements aux fins de la détection ou de la prévention de la violation d’une convention, d’une fraude ou d’une autre activité illicite et que l’obtention du consentement irait à l’encontre du but visé;
  • dans le cadre du recouvrement d’une créance;
  • conformément à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d’un tribunal ou si la loi l’exige d’une autre manière.

COGECO obtient le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels par différents moyens, verbalement ou par écrit, y compris au moyen de conventions individuelles ou collectives, de formulaires, de trousses de bienvenue ou de communications imprimées ou électroniques.

La forme du consentement que COGECO demande varie selon le degré de sensibilité des renseignements personnels, les attentes raisonnables de la personne visée et les obligations ou les normes établies par la loi. En règle générale, si vous utilisez des produits et des services de COGECO, vous consentez implicitement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels de la manière énoncée dans la présente politique et dans les modalités de COGECO.

COGECO n’oblige pas le client à consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels avant de lui fournir un produit ou un service, à moins que la collecte, l’utilisation ou la communication en question ne soit nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Le client peut retirer son consentement à quelque moment que ce soit, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Toutefois, COGECO pourrait ne plus être en mesure de fournir tous les produits et services au client qui retire son consentement. Les clients peuvent communiquer avec COGECO pour obtenir des renseignements sur les conséquences d’un tel retrait.

COGECO demandera au client de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels qui servirait une fin autre que celles qui sont énoncées dans la présente politique.

QUATRIÈME PRINCIPE – LIMITATION DE LA COLLECTE

COGECO limite la collecte aux renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins établies.

Les renseignements personnels doivent toujours être recueillis de façon honnête et licite et, en général, directement auprès de la personne visée. COGECO peut également obtenir des renseignements sur la solvabilité à titre confidentiel auprès d’agences d’évaluation du crédit; toutefois, elle devra obtenir au préalable le consentement de ses clients.

CINQUIÈME PRINCIPE – LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

COGECO n’utilise ni ne communique des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne visée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Comme il est indiqué au troisième principe, dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne visée ou sans son consentement. En outre, COGECO peut communiquer des renseignements sur le client aux personnes suivantes :

  • une autre société du groupe COGECO (sous réserve des exigences du CRTC);
  • une personne qui, de l’avis raisonnable de COGECO, représente le client, par exemple à titre de fondé de pouvoir;
  • une personne dont COGECO retient les services et qu’elle charge, entre autres choses, de recouvrer les comptes du client et de vérifier et d’évaluer la solvabilité de celui-ci pour son compte;
  • un autre fournisseur de services de communication ou une société qui participe à la prestation de services de communication ou de services relatifs aux annuaires aux clients;
  • une autre société de communication, dans le but d’assurer l’efficacité de la prestation des services de communication;
  • des fournisseurs de crédit et des agences de renseignements;
  • une société à laquelle COGECO pourrait vouloir vendre une partie de son entreprise ou de son actif ou une société qui cherche à consentir un prêt qui serait garanti par l’actif de COGECO;
  • des organismes chargés de l’application de la loi et des fournisseurs de services d’urgence, en cas d’urgence ou si la loi l’exige ou le permet.

Ces renseignements sont communiqués à titre confidentiel, étant entendu qu’ils doivent être utilisés uniquement aux fins prévues. L’accès aux renseignements personnels au sujet des clients est réservé aux employés de COGECO ou aux tiers de confiance avec lesquels COGECO conclut des contrats et qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions ou de l’exercice de leurs activités, dans des limites raisonnables.

Dans certains cas, des renseignements personnels peuvent être stockés ou traités à l’étranger, auquel cas ils seront assujettis aux lois applicables de ces pays.

Aucune autre forme de communication ne peut être faite sans le consentement du client, sauf en cas d’urgence ou si la loi l’exige.

Les renseignements personnels ne sont conservés que pendant la période nécessaire pour remplir les fins auxquelles ils ont été recueillis et le consentement a été obtenu, sauf disposition contraire de la loi. Les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne sont conservés suffisamment longtemps pour permettre à celle-ci d’exercer son droit d’accès à l’information de manière raisonnable après que la décision a été prise.

Les renseignements personnels dont COGECO n’a plus besoin aux fins établies sont détruits, effacés ou dépersonnalisés. COGECO a élaboré et mis en oeuvre des lignes directrices formelles et explicites en matière de conservation et de destruction.

SIXIÈME PRINCIPE – EXACTITUDE

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Ils doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne.

COGECO met à jour les renseignements personnels dans la mesure où cela est nécessaire aux fins établies ou à la demande de la personne visée.

SEPTIÈME PRINCIPE – MESURES DE SÉCURITÉ

Les renseignements personnels que COGECO détient ou conserve sont protégés par des mécanismes de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

COGECO protège les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Les méthodes de protection comprennent des moyens matériels et des mesures administratives et techniques, selon le cas. Tous les employés de COGECO qui ont accès à des renseignements personnels sont sensibilisés à l’importance de la protection du caractère confidentiel de ces renseignements et sont tenus de se conformer aux principes en matière de protection des renseignements personnels et aux normes de sécurité de COGECO.

COGECO protège les renseignements personnels communiqués à des tiers au moyen d’ententes contractuelles qui obligent ces tiers à adopter des méthodes et des mesures en matière de confidentialité et de sécurité au moins équivalentes à celles qu’elle-même utilise.

HUITIÈME PRINCIPE – TRANSPARENCE

COGECO met à la disposition de ses clients des renseignements précis sur ses politiques en matière de gestion des renseignements personnels.

Les clients peuvent se renseigner en consultant la présente politique, l’Engagement relatif à la protection des renseignements personnels de COGECO, les questions et réponses en matière de protection des renseignements personnels de COGECO et d’autres documents et en communiquant directement avec le chef de la protection des renseignements personnels ou d’autres membres du personnel de COGECO.

NEUVIÈME PRINCIPE – ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

COGECO informe le client de l’existence de renseignements personnels à son sujet, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers et, en règle générale, elle lui permet de les consulter sur demande, sauf si la loi l’interdit.

Dans certains cas exceptionnels, par exemple lorsque les renseignements renvoient à d’autres personnes ou ne peuvent être communiqués pour des raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial, COGECO pourrait refuser de permettre à ses clients d’accéder à tous leurs renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être fournis sous une forme compréhensible et facile à consulter, dans un délai raisonnable et gratuitement, ou à un coût minime pour le client. COGECO informe le client, sur demande, de l’usage qu’elle fait ou a fait de ses renseignements. Le client peut contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et, s’il y a lieu, demander qu’on les modifie.

Le client peut accéder à ses renseignements personnels en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels de COGECO, dont les coordonnées sont indiquées dans la présente politique.

DIXIÈME PRINCIPE – POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

Le client peut se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable de faire respecter la présente politique au sein de COGECO, soit le chef de la protection des renseignements personnels.

COGECO a établi les méthodes nécessaires pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements sur ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels, et y donner suite, et elle informera les auteurs de celles-ci de la marche à suivre pertinente.

COGECO doit faire enquête sur toutes les plaintes. Si COGECO estime qu’une plainte est fondée, elle prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques, au besoin.

Version 2012.1

Révisée en février 2012