Guide des fonctions d’appel de la Téléphonie hébergée

Bienvenue à la Téléphonie hébergée de Cogeco. La Téléphonie hébergée est conçue pour simplifier vos communications internes et externes. Ce service de téléphonie d’affaires offre d’intéressantes fonctions et nous les avons toutes réunies dans ce guide pratique. Vous y trouverez la description de chacune de ces fonctions, leur utilité et comment les utiliser.

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Fonctions avec code étoile
Fonctions de base
Messages vocaux
Renvoi d’appel
Transfert d’appel
Filtrage des appels
Fonctions avancées

Fonctions avec code étoile

Mise en attente prolongée
Permet de suspendre un appel pour une période prolongée. Entre-temps, l’utilisateur peut placer ou recevoir des appels et utiliser sans restriction les autres fonctions. Au moment opportun, il peut reprendre l’appel en attente à partir de n’importe quel poste.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*68 pour mettre en attente et *88 pour reprendre l’appel.

Autre méthode : appuyez sur le bouton Mise en attente et attendez que le voyant change de couleur, puis raccrochez. Pour reprendre l’appel, appuyez simplement sur le même bouton Mise en attente d’un autre téléphone.

Prise d’appel
Permet de répondre à n’importe quelle ligne d’un groupe de prise d’appel. Ce dernier est déterminé par l’administrateur et constitue un sous-ensemble des utilisateurs d’un groupe qui peuvent répondre aux appels des autres membres du même groupe.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*62 pour activer chaque appel. Désactivé à la fin de l’appel.

Retour d’appel
Permet de téléphoner à la dernière personne qui a appelé en composant un code d’accès de fonction de retour d’appel. Le système sauvegarde le numéro du dernier appelant et connecte l’utilisateur à cette personne.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*69 pour activer.

Désactivation temporaire du blocage permanent de l’affichage
Désactive le blocage permanent de l’identification avant de faire un appel. Après l’appel, le blocage permanent est réactivé.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Activation Process
*82 pour activer. Désactivé à la fin de l’appel.

Demande de dépistage du client
Permet à quiconque ayant reçu un appel obscène, importun ou menaçant de demander à ce que l’appel soit automatiquement dépisté.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*57 pour activer. Cette fonction est désactivée à la fin de l’appel.

Prise d’appel dirigée
Permet de composer un code d’accès suivi d’un numéro de poste afin de répondre à un appel dirigé vers ce poste (du même groupe d’affaires).

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*12 pour activer. Cette fonction est désactivée à la fin de l’appel.

Ne pas déranger
Permet de changer son état à non disponible.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
Utilisez la touche Ne pas déranger sur votre téléphone. Appuyez une fois pour activer. Appuyez deux fois pour désactiver ou utilisez *78 pour activer et #79 pour désactiver.

Alerte prioritaire/sonnerie distincte
Permet de définir une liste de critères qui associeront certains appels entrants (appels prioritaires ou externes) à des sonneries distinctes.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*61, option 3 pour activer/désactiver (Appels prioritaires).

Fonctions de base

Annulation permanente de la mise en attente des appels
Permet de désactiver la Mise en attente de façon permanente. Si la Mise en attente est désactivée, tous les appels entrants seront acheminés vers la boîte vocale de l’utilisateur. .

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Messages vocaux

Notification par courriel
Permet aux messages de la messagerie vocale de déclencher une notification par courriel à l’adresse d’un utilisateur particulier.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Processus d’activation
Pour configurer cette fonction, l’utilisateur doit fournir son adresse courriel.

Messagerie vocale par courriel
Permet de recevoir les messages vocaux en format .wav pour un compte courriel particulier.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Processus d’activation
L’utilisateur doit fournir son adresse courriel lors de la configuration.

Messagerie vocale
Permet aux appelants d’enregistrer des messages si les appels ne sont pas pris avant un nombre donné de sonneries, si la ligne est occupée ou l’utilisateur se trouve en dehors de leur zone de service principale. Le nombre maximal de sonneries réglable ne peut dépasser 20.

Standard sur le téléphone : ✔
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : -

Processus d’activation
Pour configurer les messages d’accueil de votre messagerie vocale à l’aide de votre téléphone, veuillez consulter les instructions des Guides de démarrage rapide de la Téléphonie d’affaires.

Renvoi d’appel

Renvoi d’appel inconditionnel/toujours
Permet de rediriger automatiquement tous les appels entrants vers un autre numéro.

Standard sur le téléphone : ✔
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*72 pour activer et *73 pour désactiver (recommandé - plus facile et plus rapide que l’utilisation d’une touche de fonction)

Conseil : entrez *72, puis entrez les dix chiffres du numéro de téléphone ou le poste auquel vous désirez renvoyer l’appel.

Renvoi d’appel Sans réponse
Permet de rediriger les appels entrants vers un autre numéro si l’utilisateur ne répond pas à l’appel pendant un laps de temps préconfiguré.

Standard sur le téléphone : ✔
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*92 pour activer
*93 pour désactiver

Renvoi d’appel Indisponible
Permet de renvoyer l’appel entrant vers le numéro de destination désignée lorsque la ligne de l’utilisateur est « indisponible » (c.-à-d. non enregistrée ou impossible à joindre, etc. La configuration de cette fonction se fait au niveau du système).

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Transfert d’appel

Transfert d’appel annoncé (Téléphones Polycom)
Permet de transférer un appelant à une autre partie en annonçant préalablement l’appelant transféré au nouveau destinataire.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
Utilisez les touches de fonction pour effectuer un transfert d’appel. Appuyez sur la touche <Transfert> <Poste> <Transfert> et présentez l’appelant (obligatoire - le transfert ne sera pas effectué si ce protocole n’est pas suivi). L’afficheur des appels indiquera l’identifiant du poste transférant l’appel (et non l’identifiant de l’appelant initial).

Transfert d’appel non annoncé (Téléphones Polycom)
Permet de transférer un appel à une autre partie sans l’annoncer au destinataire ou attendre qu’il réponde.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
Utilisez les touches de fonction pour effectuer un transfert d’appel non annoncé. Appuyez <Transfert><non annoncé> <poste>. Le poste recevant le transfert pourra voir l’identifiant de l’appelant initial et non le poste ayant transféré l’appel.

Transfert d’appel annoncé (Téléphones Yealink)
Permet de transférer un appelant à une autre partie en annonçant préalablement l’appelant transféré au nouveau destinataire.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
Utilisez les touches de fonction pour effectuer un transfert d’appel annoncé. Appuyez sur <Transfert> <Poste>, puis attendez que votre téléphone appelle la partie que vous désirez consulter. Une fois que la partie est prête pour l’appelant, appuyez <Transfert> de nouveau et présentez l’appelant. L’afficheur d’appel indiquera l’identifiant du poste transférant l’appel (et non l’identifiant de l’appelant initial).

Transfert d’appel non annoncé (Téléphones Yealink)
Permet de transférer un appel à une autre partie sans l’annoncer au destinataire ou attendre qu’il réponde.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
Utilisez les touches de fonction pour effectuer un transfert non annoncé. Appuyez sur <Transfert> <Poste><Transfert >. Le poste recevant le transfert pourra voir l’identifiant de l’appelant initial et non le poste ayant transféré l’appel.

Filtrage des appels

Blocage des appels anonymes
Permet de refuser les appels de tiers anonymes qui ont délibérément caché leur identité. Quand le service est activé, l’appelant anonyme est informé que l’utilisateur n’accepte pas d’appels de tiers non identifiés. Le téléphone ne sonne pas et l’utilisateur ne voit ni n’entend aucune indication de la tentative d’appel. Ce service ne s’applique pas aux appels provenant d’un groupe.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
*77 pour activer
*87 pour désactiver

Filtrage des appels acceptés
Permet de définir des critères pour filtrer les appels entrants. Les appels non conformes sont refusés et sont traités d’une certaine façon.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Processus d’activation
*64 pour activer/désactiver.

Filtrage des appels refusés
Permet de définir des critères pour refuser certains appels entrants et les traiter d’une façon préétablie. Des critères supplémentaires sont automatiquement définis par le système lorsque le client signale que certains appels sont malveillants. Service de dépistage. Tous les autres appels sont traités comme d’habitude.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Processus d’activation
*60 pour activer/désactiver.

Fonctions avancées

Standardiste évolué
Un outil puissant et flexible qui traite les appels entrants et les dirige vers la destination souhaitée par le biais d’interactions avec l’appelant.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Processus d’activation
Pour configurer les messages d’accueil du Standardiste évolué, veuillez consulter les instructions des Guides de démarrage rapide de la Téléphonie hébergée. (Le mot de passe par défaut est 4242# ou 424242#)

Mise en garde automatique/Récupération
La mise en garde automatique/ récupération s’effectue en n’appuyant que sur une seule touche. Les utilisateurs disposent d’une touche Mise en garde sur leur téléphone. Cette fonction permet à l’utilisateur de récupérer l’appel en garde en appuyant sur la touche associée à la mise en garde (station).

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
Utilisez la touche Mise en garde (assignée à la touche de ligne) de votre téléphone.

Interception d’appel
Permet au système d’intercepter les appels destinés à une ligne désactivée en présentant à l’appelant un message informatif ainsi que des options de réacheminement (p. ex. « Ce numéro n’est plus en service. Pour la réception, appuyez sur le 0. »).

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Bouton d’interphone (Appuyez et parlez)
Permet de demander à un autre poste de répondre automatiquement sans sonnerie préalable comme un système d’interphone. L’utilisateur ou administrateur peut définir une liste d’appels à accepter ou refuser.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Sonnerie séquentielle/ Trouvez-moi, Suivez-moi
Permet de définir une liste de numéros de téléphone ou URL « à trouver » qui sont alertés de façon séquentielle lors de la réception d’un appel correspondant à des critères donnés. Alors que le service recherche l’utilisateur, l’appelant entend un message d’accueil suivi par des annonces réconfortantes périodiques. L’appelant peut interrompre la recherche n’importe quand pour laisser un message en appuyant sur une touche.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Service de succession d’appels
Le service de succession d’appels sert à créer une liste ordonnée d’utilisateurs et lorsqu’un appel entrant obtient une tonalité « occupé », l’appel est alors acheminé au prochain utilisateur sur la liste jusqu’à ce qu’un utilisateur libre soit trouvé ou que l’appelant arrive à la fin de la liste.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Affichage partagé des appels (5)
Permet d’afficher un appel entrant sur plusieurs appareils (maximum de 5) à la fois.Tous les appareils qui partagent l’affichage des appels peuvent répondre à l’appel entrant ou servir à faire un appel en tant que poste principal comme dans le cas d’un adjoint administratif ou administrateur. Quand un appel est mis en attente à partir d’un seul poste, seul ce poste peut le reprendre. Les autres postes qui tentent de reprendre l’appel ne pourront le faire.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : ✔
Activé par l’utilisateur : -

Touches de composition abrégée
Permet d’associer des codes à des numéros fréquemment composés ou difficiles à mémoriser. L’utilisateur entre alors un code au lieu d’un numéro complet pour faire un appel.

Standard sur le téléphone : -
Configuration du système : -
Activé par l’utilisateur : ✔

Processus d’activation
La programmation de la composition abrégée n’est désormais plus effectuée à partir de votre téléphone. Le panneau au bas de la page d’Accueil du Portail client de la Téléphonie hébergée vous permet d’apporter de nombreux changements à vos paramètres. Pour configurer votre téléphone selon vos préférences, utilisez le lien Appareils qui vous mènera à une page sur laquelle vous pourrez définir les touches de composition abrégée de votre téléphone ainsi que le ou les numéros à composer. Une fois que vous aurez effectué les changements, vous devrez Redémarrer votre téléphone pour les sauvegarder.

*Les fonctions du service 9-1-1 de la téléphonie VoIP peuvent différer des services 9-1-1 filaires traditionnels.

Guide des fonctions d’appel de la Téléphonie hébergée

Fonctions avec code étoile

Fonctions de base

Messages vocaux

Renvoi d’appel

Transfert d’appel

Filtrage des appels

Fonctions avancées

Trois façons de trouver les meilleures solutions pour votre entreprise