Mise à jour de la situation du COVID-19.

Nos employés interrogeront les clients avant de confirmer tout rendez-vous. Ils leur demanderont s’ils présentent des symptômes de la COVID-19 (p. ex. : fièvre, toux) et s’ils ont voyagé dans les 14 jours avant la date du rendez-vous. Nos employés respecteront les mêmes directives.

Tous nos employés recevront des masques et le port sera obligatoire. L’équipement de protection individuel devra être porté au point de rendez-vous après que l’employé se soit lavé les mains avec une solution hydroalcoolique. Une fois le travail accompli, tout l’équipement de protection individuel sera jeté.

Nous priorisons l’appel vidéo comme principale méthode de communication. Toutefois, nous pouvons toujours prévoir une rencontre en personne, au besoin. Les employés devront toujours respecter les mesures de distanciation sociale de 2 mètres (6 pieds). Pour réduire le risque de propagation au maximum, ils diminueront la durée du rendez-vous et n'apporteront que l’équipement nécessaire.

Notre fonction d'audioconférence est disponible sur abonnement pour tous nos clients de téléphonie. Si vous souhaitez ajouter cette fonction, veuillez appeler notre Service à la clientèle d'affaires au 1 877 822-5831. Préparez-vous à accueillir jusqu'à 200 participants avec ces audioconférences. Pour se faire, veuillez suivre ces instructions de configuration.

Vous pouvez utiliser le service de renvoi d’appels seulement si vous être abonnés au service de renvoi d’appels.

Les appels que vous recevrez lorsque la fonction est activée seront réacheminés sans délai au numéro de votre choix, votre cellulaire, à quelqu'un qui répondra pour vous ou bien à votre boîte vocale.

• Pour activer le renvoi d’appel, composez le *72 sur votre téléphone professionnel suivi par le numéro à 10 chiffres vers lequel vos appels seront réacheminés.
• Pour désactiver le renvoi d’appel, composez le *73.

Préparez-vous à accueillir jusqu'à 200 participants avec ces audioconférences en suivant les instructions de configuration dans notre Guide de démarrage rapide.

Votre service téléphonique PBX hébergé Cogeco peut être utilisé pour passer ou recevoir des appels depuis votre téléphone de bureau, votre PC ou vos appareils mobiles. Pour commencer et télécharger les applications pertinentes, suivez les instructions de configuration dans notre guide détaillé.

À partir de votre portail HPBX, vous pouvez configurer un renvoi d’appel de votre poste téléphonique vers un autre poste à l’interne ou un numéro externe (cellulaire ou autre).

Vous aurez le choix par la suite de préenregistrer votre extension ou numéro externe dans une liste ou d’utiliser l’option du numéro temporaire pour votre renvoi d'appel.

Voici une méthode alternative, au cas où vous n’utilisiez pas votre portail HPBX :

• Pour activer le renvoi d’appel, composez le *72 sur votre téléphone professionnel suivi par le numéro à 10 chiffres vers lequel vos appels seront réacheminés.
• Pour désactiver le renvoi d’appel, composez le *73.

* Il se peut que cette fonctionnalité ne soit pas activée pour votre entreprise.

Définition: La fonction Réceptions permet de gérer votre standardiste automatisé. Il y a trois éléments qui définissent celui-ci: une annonce (c'est-à-dire un message d'accueil), un menu et un horaire. Le message est ce qui sera entendu par l'appelant. Ex: quand nous appelons sur votre numéro principal, il y a un message qui dit: Bonjour, bienvenue chez la compagnie Y, pour rejoindre le service faites le 1, pour l'administration faites le 2 et ainsi de suite.

Cliquer sur le bouton ouvrir les réglages de la réception.

Suivez les étapes décrites afin d’enregistrer vos annonces par le site ou par boîte vocale.

Configurer votre message d'accueil

Dans le menu souhaité, cliquez sur le bouton écouter/changer.

À partir de cette fenêtre, choisissez l’action à suivre: Enregistrer/Lire l’annonce ou Téléverser l’annonce.

Afin d’enregistrer une annonce à l’aide du microphone de l’ordinateur, veuillez choisir l’option Enregistrer/Lire l’annonce. Veuillez ensuite appuyez sur le bouton rouge pour démarrer l’enregistrement. Après avoir terminé l’enregistrement, veuillez appuyer sur le bouton arrêt. Vous pourrez écouter l’enregistrement en appuyant sur le bouton de lecture. Si l’enregistrement est conforme, appuyez sur le bouton sauvegarder. Afin de téléverser le fichier d’une annonce préenregistrée, veuillez choisir l’option Téléverser l’annonce du menu déroulant. Vous serez par la suite en mesure de choisir le fichier à charger en utilisant l’option Choisissez un fichier, et de le téléverser à l’aide du bouton Téléverser.

L’annonce à téléverser devra répondre à une des normes suivantes avant de la téléverser:

G711 WAV (8-bit, uLaw ou aLaw, 8KHz) 16-bit PCM WAV (16-bit, PCM, mono, 16KHz)

Astuce

Vous pouvez aussi faire votre annonce en appelant sur une boîte vocale possédant la fonction réception par courriel et téléverser le message dans le menu souhaité.

Il y a plusieurs moyens de vous assurer que vos vidéoconférences sont sécurisées. Voici quelques conseils:

1. Créer un mot de passe pour accéder à la réunion.
   Lorsque vous planifiez une réunion, ajoutez-y un mot de passe que les participants doivent entrer pour accéder à la réunion. Pour maximiser la sécurité, éviter les mots de passe faciles ou faibles (ex.:1234).
2. Empêcher aux participants indésirables de se joindre à la réunion avant l’organisateur.
   Assurez-vous que des participants n’entrent pas dans la réunion avant l'arrivée de l'organisateur en vous assurant que l'option 'Autoriser l'arrivée avant l'hôte' est désactivée.
   • Voici comment y accéder sur votre ordinateur de bureau
     
   • Voici comment y accéder sur votre téléphone mobile ou tablette
     
3. Restez en tête de la réunion avec les différentes options de contrôle de l’hôte. 
   • Verrouillez la réunion afin de prévenir des participants qui n’ont pas été invités de se joindre, et activez un carillon à l’arrivée/sortie de participants.
     
   • Conservez le contrôle en décidant qui peut partager ou non son écran durant la réunion.
     
   • Ces options sont aussi disponibles sur mobile.
     

L'onglet Messages et appels de la page d'accueil du portail client de la téléphonie hébergée affiche toutes les activités d'appel récentes. Vous pouvez y consulter les messages vocaux et les appels manqués, reçus, composés ou supprimés.

Cliquez sur la flèche "play" pour écouter un message vocal. Notez que vous pouvez écouter vos messages vocaux dans n'importe quel ordre. Une fenêtre (comme celle qui apparaît sur l'écran Messages et appels) s'ouvrira pour afficher le lecteur de messagerie vocale sur lequel vous pouvez gérer le message. Cliquez sur le bouton "Nouveau message vocal" en haut de la page pour enregistrer un message vocal sous forme de mémo (votre ordinateur doit être équipé d'un microphone pour utiliser cette fonction).

La page "Paramètres de messagerie", accessible depuis le panneau situé en bas de la page d'accueil du portail, vous permet de contrôler la façon dont vos messages sont traités. Par exemple, vous pouvez gérer les paramètres de la boîte vocale, personnaliser les notifications, configurer les messages d'accueil, etc. En utilisant les messages d'accueil, vous pouvez personnaliser votre message d'accueil avec un enregistrement (un microphone est nécessaire).

Conformément aux directives du gouvernement canadien et tenant en considération la protection de nos employés et de nos clients, nous favoriserons l’auto-installation. Nous offrons un grand nombre de services disponibles selon une configuration d’auto-installation.

Nous avons également adapté nos processus pour vous garder connectés en effectuant nos travaux d'installation et de réparation à l’extérieur de votre entreprise.

Les organisations et les individus malveillants peuvent profiter de la peur collective et de la désinformation pour accroître leurs activités criminelles à travers des attaques d’hameçonnage en utilisant le COVID-19 comme appât.

Comment ça fonctionne?

Les cyber-attaquants envoient un courriel, un texto ou ils passent même des appels téléphoniques prétendant provenir d'une organisation légitime avec des informations concernant le COVID-19. Ils vous demanderont de partager vos informations personnelles ou d'envoyer votre argent quelque part.

Qu'est-ce que l’hameçonnage?

L’hameçonnage est une technique utilisée pour extorquer des informations confidentielles comme les mots de passe ou les numéros des cartes de crédits.

Les hameçonneurs utilisent des courriels, des appels téléphoniques ou des textos pour faire semblant de représenter des entreprises en qui vous avez confiance et ils vous demandent de leur fournir des informations confidentielles / financières ou d'accéder à votre compte.

Dans certains cas, un courriel vous est envoyé pour vous informer que votre compte sera désactivé si vous ne confirmez pas rapidement vos informations personnelles. Le courriel contiendra un lien vers la banque de votre entreprise ou une entreprise réputée pour vous permettre de réactiver votre compte. En réalité, ce lien mènera à une fausse page Web, mais convaincante.

Comment savoir si j'ai subi une tentative d’hameçonnage?

Il s'agit probablement d'une tentative d’hameçonnage si le courriel est envoyé par une entreprise avec laquelle vous faites affaire et qui:

• vous demande de mettre à jour rapidement les informations financières.
• menace de désactiver votre compte si vous ne mettez pas à jour vos informations ou si vous ne répondez pas à leur demande.
• mentionne que vos informations financières ont été mises à jour ou qu'un paiement n'a pas été reçu. Dans le courriel, on vous demandera également de confirmer vos informations financières.
• utilise un vocabulaire médiocre.

Identifiez un appel téléphonique suspect:

Si vous recevez un appel téléphonique inattendu et suspect, prenez un moment pour vous demander si l'appelant requiert des informations personnelles ou sensibles, s’il exerce une pression quelconque sur vous ou si quelque chose d'autre vous semble incorrect. Les Canadiens qui reçoivent ces appels peuvent contribuer à les arrêter en les signalant au Centre antifraude de la GRC, soit en ligne, soit par téléphone au 1 888 495-8501.

Ce que nous recommandons

• Utilisez les logiciels antivirus recommandés sur vos appareils et mettez-les à jour régulièrement. Si vous êtes un client de l'Internet Affaires de Cogeco, activez vos licences de sécurité incluses.
• Appliquez des mises à jour à vos appareils et à leurs applications.

Veuillez noter que Cogeco ne vous demandera jamais de confirmer des informations confidentielles / financières par courriel. Il est également important de ne jamais cliquer sur un lien hypertexte ou répondre à un courriel qui vous demande d’envoyer des informations personnelles.

Cependant, si vous recevez un courriel suspect qui semble provenir de Cogeco, veuillez le transmettre à abuse@cgocable.ca. Supprimez le courriel après l'avoir transféré. Si vous n'êtes pas sûrs de la nature du courriel, veuillez nous appeler au 1 855 462-5851.

Veuillez appeler notre Service à la clientèle d'affaires, du lundi au vendredi, entre 8h 30 à 17h 30 au 1 877 822-5831.

Cogeco Solutions d'affaires s'engage à aider les entreprises à rester connectées. Si vous rencontrez une panne de réseau dans votre région, veuillez la signaler en nous appelant au 1 855 494-5853, 7 jours par semaine, de 7h 30 à 23h.