Guide de démarrage rapide pour le téléphone multimédia professionnel Polycom VVX 501

Prise en main de la Téléphonie hébergée

Téléphone multimédia professionnel Polycom VVX® 501

Nous vous présentons le téléphone multimédia professionnel Polycom VVX® 501 de la Téléphonie hébergée de Cogeco. Il est conçu pour affiner les communications en entreprise grâce à des fonctions faciles à utiliser et à un écran tactile convivial. Nous décrirons les caractéristiques et les étapes à suivre pour installer la boîte vocale, utiliser l’afficheur et effectuer des conférences téléphoniques. Nous avons aussi des conseils utiles à partager qui vous économisera du temps¹.

Installez votre messagerie vocale à partir de votre téléphone

  1. Composez le code *98 ou appuyez sur l'icône de l’enveloppe sur l’affichage des lignes, des appels ou des appels en cours.
  2. Entrez le NIP de votre choix (6 chiffres minimum)
  3. Entrez à nouveau le NIP pour le confirmer
  4. Au son du timbre, enregistrez votre nom
  5. Appuyez sur la touche # (carré) pour confirmer
  6. Configuration de la messagerie vocale

Choisissez parmi les options suivantes :

  • Appuyez sur le « 1 » pour enregistrer le message d'accueil. Suivez les instructions vocales pour terminer l’enregistrement.
  • Appuyez sur le « 2 » pour choisir le message d'accueil généré par le système qui contient votre nom. Le message d'accueil se fait automatiquement.
  • Appuyez sur le « 3 » pour choisir le message d'accueil généré par le système qui contient votre numéro de téléphone. Le message d'accueil se fait automatiquement.
  • Appuyez sur le « 4 » pour choisir le message d'accueil généré par le système qui contient votre nom et votre numéro de téléphone. Le message d'accueil se fait automatiquement.

Appuyez sur la touche # (carré) pour le confirmer.

Après 3 tentatives de connexion ratées, vous n’y aurez plus accès. Veuillez contacter le soutien technique au 1-855 494 5853.

L’accès à la messagerie vocale à distance n’est pas offert.

Les caractéristiques du service 9-1-1 disponible avec un service de téléphonie VoIP peuvent différer des services 9-1-1 filaires traditionnels. 

À propos de l’écran tactile

Appuyez sur l’écran pour sélectionner et mettre en brillance les icônes. Pour dérouler l’écran, touchez-le et balayez l’écran vers le haut, le bas, à droite ou à gauche. Pour retourner en arrière, appuyez sur Retour.

Affichages du téléphone

Quatre affichages principaux se trouvent sur votre téléphone : accueil, appels, appels en cours et lignes (par défaut).

Vous pouvez accéder aux affichages d’accueil et des lignes en tout temps. Lorsqu’un ou plusieurs appels sont en cours, vous pouvez aussi accéder à l’affichage des appels ou des appels en cours.

Pour voir l’accueil à partir du menu, appuyez sur l'icône Accueil. Appuyez sur l'icône Accueil pour alterner entre l’accueil et les lignes.

Pour changer les affichages :

  • Accueil : appuyez sur l'icône Accueil
  • À partir de l’affichage d’accueil, appuyez sur l'icône Accueil pour alterner entre l’accueil et les lignes ou – si vous avez un ou plusieurs appels – entre l’affichage d’accueil et l’affichage des appels (en cours ou non)
  • Pour basculer entre les affichages des lignes et des appels (en cours ou non), balayez l’écran

Affichage d'accueil

L’affichage d’accueil affiche des icônes sur lesquelles vous pouvez taper pour accéder aux fonctions de votre téléphone. Appuyez et tenez l’indicateur de la page (voir ci-dessous) pour afficher plus ou moins d’icônes. Vous pouvez aussi balayer l’écran pour afficher un plus grand nombre d’icônes.

Indicateur de page

À partir de l’affichage d'accueil, appuyez sur la ligne téléphonique pour voir les lignes téléphoniques et vos favoris (voir ci-dessous). Pour retourner en arrière, appuyez sur Fermer (voir ci-dessous).

Favoris

Affichage des lignes

L’affichage des lignes montre les lignes téléphoniques, les favoris et les touches logicielles.

Lignes téléphoniques, favoris et touches logicielles

Si votre téléphone est inactif, vous pouvez :

  • appuyer sur la touche des lignes pour accéder à la numérotation
  • balayer l’écran pour alterner entre l’affichage des lignes et le navigateur (s’il est activé sur votre téléphone)

Affichage des appels en cours

Si un seul appel est en cours, vous pouvez accéder à l’affichage prévu à cet effet.

Affichage des appels en cours

Affichage des appels

Si plusieurs appels sont en cours, ou s’il y a un appel en attente, vous pouvez accéder à l’affichage des appels.

Affichage des appels : En cours et en surbrillance, entrants, en attente

Les couleurs indiquent l’état de l’appel :

  • Vert foncé : appel en cours
  • Bleu foncé : appels entrants et en attente
  • Vert clair : appel en cours mis en surbrillance
  • Bleu clair : appel entrant ou en attente mis en surbrillance

Utilisez les touches fléchées vers le haut et le bas pour sélectionner un appel. Les touches logicielles permettent de contrôler l’appel mis en surbrillance.

Entrer des données

Utilisez les touches du clavier numérique pour entrer de l’information.

  • Pour effectuer un retour arrière, appuyez sur la touche de retour arrière.
  • Pour utiliser le clavier numérique, appuyez sur l'icône du clavier
  • Pour entrer des données à l’aide du clavier numérique, appuyez plusieurs fois sur une touche pour faire défiler les caractères et sélectionner ceux de votre choix. Pour entrer d’autres caractères, appuyez sur Encodage ou Mode.
  • Lorsque vous utilisez les touches du clavier numérique, appuyez sur 1, *, 0 et #.

À propos des appels

Un seul appel peut être en cours à la fois. Lors des appels, vous pouvez utiliser le combiné, le haut-parleur ou le casque d’écoute. Au cours d’un appel, vous pouvez basculer d’un mode à un autre en décrochant le combiné, en appuyant sur l'icône du volume ou l'icône du casque d’écoute.

Astuce : Retourner à votre appel

Si en naviguant vous quittez l’affichage d’appels, appuyez sur le bouton des appels pour revenir à l’affichage de l’appel en cours ou des appels.

Effectuer des appels

Décrochez le combiné ou appuyez sur l'icône du volume ou sur l'icône du casque d’écoute. Composez le numéro de téléphone et appuyez sur l'icône du téléphone.

À partir de l’affichage des lignes : Appuyez sur la touche de la ligne téléphonique, composez le numéro de téléphone et appuyez sur l'icône du téléphone.

À partir de l’affichage d’accueil : Sélectionnez Nouvel appel, composez le numéro de téléphone et appuyez sur l'icône du téléphone.

Économiseur de temps : Effectuer rapidement un appel

Sélectionnez un appel récent ou appuyez sur le numéro de téléphone d’un contact dans la liste des contacts.

Répondre aux appels

Pour activer le haut-parleur en prenant l’appel, appuyez sur l'icône du volume ou cliquez sur Répondre.

Pour répondre en utilisant le combiné, décrochez-le. Pour répondre à l’aide du casque d’écoute, appuyez sur l'icône du casque d’écoute.

Pour répondre à un nouvel appel lorsqu’un appel est déjà en cours, appuyez sur Répondre. L’appel en cours sera mis en attente.

Mettre fin à des appels

Pour mettre fin à un appel en cours, raccrochez le combiné, appuyez sur l'icône du volume ou sur l'icône du casque d’écoute. Appuyez ensuite sur Terminer l’appel.

Pour raccrocher un appel en attente, naviguez jusqu’à l’affichage des appels et sélectionnez l’appel en attente, appuyez d’abord sur Reprendre et ensuite sur Terminer l’appel.

Mettre des appels en attente

À partir des affichages de lignes ou d’appels (en cours ou non), appuyez sur En attente. Rappelez-vous de mettre d’abord l’appel en surbrillance.

Pour y retourner, appuyez sur Reprendre ou sur l’onglet de la mise en attente.

Transférer des appels

À partir des affichages de lignes ou d’appels (en cours ou non), appuyez sur Transférer et faites un autre appel. À la tonalité ou après le second appel, appuyez sur Transférer.

Effectuer des conférences téléphoniques

Appelez le premier destinataire et une fois l’appel établi, appuyez sur Conf. Ensuite, composez le numéro du deuxième destinataire et appuyez à nouveau sur Conf.

À partir des affichages de lignes ou d’appels, vous pouvez :

  • Appuyer sur En attente pour mettre les participants en attente.
  • Appuyer sur Terminer l’appel pour vous retirer de l’appel en permettant aux participants de rester connectés.
  • Appuyer sur Quitter pour terminer la conférence et mettre les participants en attente.

Économiseur de temps - Effectuer des conférences téléphoniques

Si vous avez un appel en cours et un appel en attente, appuyez sur Joindre pour organiser une conférence.

Voir les appels récents

Pour voir l'affichage des appels récents, appuyez sur Annuaire à partir de l’affichage d'accueil et appuyez sur Appels récents.

À partir de la liste des appels récents, sélectionnez l'icône Trier pour trier et organiser des appels, puis appuyez l'icône Filtre pour afficher certains appels ou pour sélectionner un ancien appel pour le composer à nouveau.

Économiseur de temps - Voir les appels récents

Appuyez sur l'icône Appels récents sur les affichages des lignes ou des appels (en cours ou non).

Astuce : Enregistrer les appels récents de votre annuaire

À partir de l’affichage des appels récents, appuyez sur l'icône Information près de l’appel et sélectionnez Enregistrer. Ajoutez l’information supplémentaire et sélectionnez Enregistrer.

Consulter la messagerie vocale

Sélectionnez Messages sur l’affichage d’accueil, puis sélectionnez Messagerie. Appuyez sur Connecter et suivez les instructions.

Économiseur de temps - Accéder à la messagerie

Appuyez sur l'icône de l’enveloppe à partir des affichages des lignes ou des appels (en cours ou non).

Désactiver le microphone

Pendant un appel, appuyez sur l'icône du microphone en sourdine pour empêcher les autres de vous entendre. Pour activer le microphone, appuyez à nouveau sur l'icône du microphone en sourdine.

Utiliser la fonction Ne pas déranger

Si votre service vous offre la fonction Ne pas déranger (NPD), vous pouvez activer ou désactiver la sonnerie.

Pour ce faire, appuyez sur NPD dans les affichages d’accueil ou des lignes. Lorsque la fonction Ne pas déranger est activée, l'icône NPD apparaît dans la barre d’état.

Régler le volume

Pour changer le volume des appels, appuyez sur l'icône du volume au cours d’un appel. Pour changer le volume de la sonnerie, appuyez sur l'icône du volume lorsque le téléphone est inactif ou qu’il sonne.

Mettre à jour des sonneries

Pour changer la sonnerie des appels entrants, sélectionnez Paramètres dans l’affichage d’accueil, puis appuyez sur Base > Type de sonnerie. Sélectionnez la sonnerie souhaitée.

Pour définir une sonnerie pour un contact, naviguez jusqu’à votre liste de contacts et sélectionnez le contact en question.

Appuyez sur la touche Modifier pour mettre à jour la sonnerie correspondant au contact, puis appuyez sur Enregistrer.

Message d’accueil du réceptionniste automatisé

Composez le numéro de téléphone du Réceptionniste automatisé (par exemple 51 #, 52 #, 53 # fourni par Cogeco).

Après avoir entendu l'invite RVI, appuyez ou entrez *6.

Entrez le code NIP suivi du # (par exemple 1234 #). Si vous entrez pour la première fois dans le système, vous aurez la possibilité de choisir votre code NIP (un minimum de 4 chiffres est recommandé). Entrez à nouveau le nouveau code NIP pour confirmer, suivi du #.

Pour enregistrer et modifier des enregistrements concernant les heures d'ouverture :

  • Appuyez sur le « 1 » pour modifier la configuration du réceptionniste automatisé
  • Appuyez sur le « 1 » pour activer / désactiver le réceptionniste automatisé
  • Appuyez sur le « 2 » pour enregistrer ou modifier les annonces utilisées pour votre menu des heures d'ouverture :
  • Appuyez sur # pour enregistrer votre message d'accueil
  • Une fois l'enregistrement terminé, appuyez sur #
  • Appuyez sur le « 1 » pour sauvegarder l'enregistrement
  • Appuyez sur le « 2 » pour réenregistrer / le remplacer
  • Appuyez sur le « 3 » pour quitter
  • Appuyez sur le « 4 » pour continuer l'enregistrement
  • Appuyez sur le « 3 » pour enregistrer ou modifier les annonces utilisées pour votre menu en dehors des heures d'ouverture

(Remarque : cette option ne sera offerte que si le réceptionniste est configuré par Cogeco afin de fournir à vos interlocuteurs des options en dehors des heures d'ouverture.)

  • Appuyez sur # pour enregistrer votre message d'accueil
  • Une fois l'enregistrement terminé, appuyez sur #
  • Appuyez sur le « 1 » pour sauvegarder l'enregistrement
  • Appuyez sur le « 2 » pour réenregistrer / le remplacer
  • Appuyez sur le « 3 » pour quitter
  • Appuyez sur le « 4 » pour continuer l'enregistrement
  • Suivez les instructions vocales pour terminer l'enregistrement.
  • Appuyez sur la touche (*) pour revenir au menu principal.

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